Aanpak Verbeteren projectrendement

Inhoudsopgave

1. Inleiding
2. Wat nemen we mee?

1. Inleiding

In het artikel Het verbeteren van het rendement van projecten met 30% heeft u kunnen lezen dat projecten succesvoller kunnen worden gerealiseerd. Het gaat er daarbij vooral om de juiste dingen te doen en vervolgens om de dingen goed te doen. Maar hoe bepaal je nu op welke punten verbeterd moet en kan worden. Dit artikel gaat hierop in en beschrijft onze aanpak om te komen tot een verbeterprogramma met als doel het rendement op projecten te verbeteren.

De aanpak bestaat uit de volgende stappen:

1. Intake en voorstel
2. Definiëren verbeterinitiatieven
3. Realiseren verbeterdoelstellingen
4. Evalueren

Stap 1. Intake en voorstel

In een maximaal twee uur durende sessie bespreken wij met de eindverantwoordelijke voor projecten, aan de hand van een vragenlijst, welke rendementsverbetering voor uw projecten gewenst en mogelijk is. Wij werken deze informatie uit in een voorstel om te komen tot een definitieve set van verbeteringen, inclusief de kosten en bijhorende globale baten. Voor deze eerste stap in onze aanpak rekenen wij geen vergoeding, nadere informatie vindt u in Intake en voorstel Verbeteren projectrendement.

Stap 2. Definiëren verbeterinitiatieven

Aan de hand van gedetailleerde vragenlijsten en ons volwassenheidsmodel voor projectmatig werken bepalen wij met u welke initiatieven nodig zijn om de gewenste rendementsverbetering door te voeren. U krijgt zo een helder, professioneel en objectief stappenplan om ook binnen uw organisatie meer rendement uit uw projecten te halen. Figuur 1 geeft weer welke activiteiten worden uitgevoerd om te komen tot de gewenste verandering.

Figuur 1 Schematische weergave Aanpak Professionalisering

Om u in staat te stellen vooraf en achteraf een goede beoordeling te maken van het nut om te verbeteren en onze bijdrage daarin, stellen we een initiële business case op. Vanzelfsprekend wordt gebruik gemaakt van de eerder verkregen informatie uit de Intake. Om zicht te krijgen in het verbeterpotentieel van het rendement op uw projecten binnen uw organisatie zijn kerngegevens (omvang orderportefeuille, uitlooptijd, uitloopkosten e.d.) over de manier waarop huidige projecten worden uitgevoerd noodzakelijk.
Het volwassenheidsmodel gaat uit van vijf niveaus van volwassenheid. Het is niet voor iedere organisatie nodig om op het hoogste niveau te opereren. U bepaalt in deze stap, in nauw overleg, welk ambitieniveau u wenst te bereiken op welk moment. Deze informatie is noodzakelijk om de verbetervoorstellen te relateren aan de gewenste doelstelling.

Aan de hand van het volwassenheidsmodel voor projectmanagement bepalen wij op welk niveau projectmanagement in uw organisatie opereert. Hiervoor houden wij enkele interviews op basis van gedetailleerde vragenlijsten met direct betrokken medewerkers en bestuderen wij uw(project)documentatie. Een voorbeeld van de schematische weergave van het niveau waarop projectmanagement in uw organisatie opereert,  is weergegeven in figuur 2:

Figuur 2 Schematische weergave Volwassenheid Projectmanagement

Op basis van de bevindingen, het volwassenheidsmodel en het gewenste ambitieniveau wordt een plan van aanpak opgesteld. Dit plan bevat in ieder geval de definitieve business case en een beschrijving van de noodzakelijke verbetervoorstellen om het gewenste ambitieniveau te bereiken.

Stap 3. Realiseren verbeteringen

Met het stappenplan zoals dat in de voorgaande fase met u is opgezet bent u prima in staat de noodzakelijke verbeteringen zelf te realiseren. Vanzelfsprekend zijn wij bereid om u daarbij te ondersteunen. Deze verbeteringen zijn veranderingen binnen uw organisatie die ook zo gemanaged moeten worden. Hoewel de verbeterinitiatieven afhankelijk zijn van uw organisatie noemen we enkele voorbeelden: risicomanagement invoeren of verbeteren, invoeren van een proces om nieuwe initiatieven/projecten te beoordelen, invoeren van een projectmanagement methodiek. Onze rol kan hierbij coördinerend, uitvoerend of coachend zijn.
Tijdens de uitvoering van elk verbeterinitiatief wordt frequent bekeken in welke mate er wordt bijgedragen aan vooraf gestelde doelstelling zoals opgenomen in de Business Case.

Stap 4: Evaluatie

Na een nog nader vast te stellen periode wordt samen met u bepaald of de definitieve business case uit Stap 2 is gerealiseerd; met andere woorden, heeft de gepleegde investering zijn geld opgebracht.

2. Wat nemen we mee?

De laatste jaren heeft Van Aetsveld een uitgebreide set aan hulpmiddelen ontwikkeld die ingezet worden om bij u het rendement van projecten te verbeteren. Een volwassenheidsmodel voor projectmanagement inclusief assessmentmethode is beschikbaar om in zeer korte tijd een grondige analyse te maken van waar uw organisatie staat en waar verbeterpunten liggen. Basisveranderprogramma’s zijn beschikbaar om van een bepaald volwassenheidsniveau naar een hoger niveau te komen. Verder hebben wij producten beschikbaar die ingevoerd kunnen worden in uw organisatie zoals: een toolkit met Prince2 templates, best practices voor risicomanagement, projectevaluatie standaards, inrichting van projectoffices, etc. Deze hulpmiddelen zullen we toesnijden op uw situatie, maar we hoeven ze niet meer te ontwikkelen tijdens de opdracht.
Indien u bent geïnteresseerd in deze dienst dan kunt u in het artikel Intake en voorstel Verbetering projectrendement meer lezen over de concrete invulling ervan.

In de rubriek
 ' Projectmatig werken ICT ' 
vindt u meer artikelen over dit onderwerp.