Project risicoanalyse

Inhoudsopgave

  1. Inleiding
  2. Beschouwingswijze
  3. Betreffende het project (de resultaatleverancier of RLA)
  4. Betreffende de omgeving van het project (de ROA en ORA)

1. Inleiding

1.1 Waarvoor is het? (probleem)

Projectmatig werken brengt risico’s met zich mee. Dat heeft te maken met de aard van het werk, en het feit dat een project midden in een omgeving staat en door die omgeving sterk wordt beïnvloed. De risico’s kunnen tot gevolg hebben dat een projectresultaat in het geheel niet, veel te laat, of tegen veel hogere kosten dan vooraf werd verwacht, wordt bereikt.

1.2 Wat is het? (definitie)

Het inventariseren van de projectrisico’s is het benoemen (expliciteren) van de mogelijke gebeurtenissen die verstorend werken op een project, en is een eerste stap tot het beheersen van de risico’s. Beheerste risico’s leiden niet tot problemen, en als de risico’s optreden, dan zijn er op dat moment adequate maatregelen voorhanden om ze te neutraliseren.

1.3 Wat wil het? (doelstelling)

Door middel van een vragenlijst, met daarin opgenomen een aantal vragen die betrekking hebben op het project, de directe omgeving van het project en de buitenwereld, wordt een overzicht verkregen van de bestaande risico’s op een bepaald project. De verzamelde informatie dient als basis voor een uit te voeren oorzaak en gevolganalyse, en het ontwerp van beheersingsmaatregelen.

1.4 Wat nog meer? (documentatie)

Deze vragenlijst voor de inventarisatie van projectrisico’s is onderdeel van een groter geheel dat risicomanagement heet. Risicomanagement heeft sterke raakvlakken met kwaliteits-management, en richt zich in het algemeen op het ondersteunen van besluitvorming ter voorkoming van problemen bij de uitvoering van activiteiten, in dit geval in het bijzonder projectactiviteiten.

1.5 Wat is het niet? (beperkingen)

Risicomanagement bestaat naast inventarisatie van de risico’s ook uit het analyseren van oorzaken en gevolgen van risico’s, het vaststellen van de impact (de mogelijke schade) en het ontwikkelen en uitvoeren van maatregelen om risico’s te voorkomen of de schade te beperken.

Deze vragenlijst richt zich slechts op het kort inventariseren van de algemene risico’s van een project. Analyse van oorzaak en gevolg en het ontwikkelen en uitvoeren van maatregelen is geen onderdeel van dit document.

2. Beschouwingswijze

We gaan uit van een beschouwing waarin een drietal aspecten van belang zijn bij het in kaart brengen van projectrisico’s. Achtereenvolgens zijn dat: het project, de directe omgeving van het project, en de buitenwereld. Deze drie benamingen leiden echter tot veel onduidelijkheid over hetgeen er onder wordt verstaan. Daarom volgt hieronder een alternatieve naamgeving die beter aanduidt wat onder elk van de aspecten wordt verstaan, inclusief een uitgebreide omschrijving.

  1. Project, ook wel "resultaatleverende actor" (RLA)

    2. Voor de onderwerpen (vragen) die bij dit aspectgebied aan de orde komen geldt dat:
    - de projectleider hiervoor de verantwoordelijkheid draagt
    - het projectresultaat (in termen van tijd, geld en kwaliteit) hierdoor direct wordt beïnvloed
    - de projectleider deze onderwerpen direct kan beïnvloeden

  2. Directe omgeving, ook wel "resultaatontvangende actor" (ROA)

    3. Voor de onderwerpen (vragen) die bij dit aspectgebied aan de orde komen geldt dat:
    - de projectleider hiervoor geen verantwoordelijkheid draagt
    - het projectresultaat (in termen van tijd, geld en kwaliteit) hierdoor direct wordt beïnvloed.
    - de projectleider deze onderwerpen beperkt kan beïnvloeden.

  3. Buitenwereld, ook wel "overige relevante actoren" (ORA)

    4. Voor de onderwerpen (vragen) die bij dit aspectgebied aan de orde komen geldt dat:
    - de projectleider hiervoor geen verantwoordelijkheid draagt
    - het projectresultaat (in termen van tijd, geld en kwaliteit) hierdoor kan worden beïnvloed
    - de projectleider deze onderwerpen beperkt kan beïnvloeden.

In deze vragenlijst zijn de rubrieken 2 en 3 vooralsnog samengevoegd tot één rubriek, zijnde "de omgeving van het project".
Verantwoording
De vragenlijst is voortgekomen uit de toepassing van kwaliteit en organisatiemodellen. Er is bewust gekozen voor een vragenlijst in de vorm van stellingen met 5 antwoord-mogelijkheden: helemaal oneens, enigszins oneens, enigszins eens, helemaal eens, weet niet. Indien u "weet niet invult" is er altijd een vervolgvraag: "Bent u van mening dat u het had moeten weten?" (antwoordmogelijkheden ja of nee). Indien het antwoord "ja" is, dan wordt het geheel als een risico aangemerkt, en zal er analyse moeten volgen.

3. Betreffende het project (de resultaatleverancier of RLA)

3.1 Kwaliteit

  • Het projectresultaat is voldoende duidelijk en volledig beschreven om een goede projectuitvoering te waarborgen
  • De betrokkenen op het project hebben voldoende inhoudelijke (materie) kennis om de projectwerkzaamheden naar behoren uit te voeren
  • De betrokkenen op het project hebben voldoende kennis van de gebruikte tools en hulpmiddelen
  • De tools en hulpmiddelen zijn van zodanige kwaliteit dat zij geen bron van verstoring of vertraging zullen vormen bij de uitvoering van het project
  • Er wordt gewerkt volgens standaarden en richtlijnen van projectmanagement

3.2 Tijd

  • Het projectresultaat is haalbaar binnen de gestelde looptijd van het project
  • Voor zover dit project afhankelijk is van de oplevering van andere projecten is deze afhankelijkheid zo goed afgedekt dat dit niet verstorend zal werken op het project
  • In de projectplanning zijn voldoende goed omschreven mijlpalen opgenomen
  • De planning biedt enige ruimte tot het opvangen van kleine overschrijdingen door het project
  • De planning is voldoende gedetailleerd uitgewerkt om het project te kunnen uitvoeren

3.3 Geld

  • Het projectresultaat is haalbaar binnen de gestelde grenzen van het budget
  • Het budget is voldoende om als project enige speelruimte te hebben voor het opvangen van beperkte tegenvallers
  • Er is voldoende inzicht aan welke zaken het budget wordt uitgegeven, en wanneer dat gebeurt (uitputting van het budget)

3.4 Informatie

  • Informatie die de basis vormt voor het project (basisdocumentatie) is van voldoende kwaliteit voor de uitvoering van de projectactiviteiten
  • De projectdocumenten worden zodanig gearchiveerd dat deze snel genoeg opvraagbaar zijn

3.5 Organisatie

  • De huisvesting en overige huishoudelijke faciliteiten zijn van voldoende kwaliteit, zodat deze niet verstorend werken op de projectwerkzaamheden
  • Binnen het project kennen alle betrokkenen hun verantwoordelijkheden
  • Binnen het project kennen alle betrokkenen hun bevoegdheden
  • Er zijn voldoende regels en procedures op het project om de juiste werking van het project te waarborgen
  • Alle betrokkenen bij het project zijn voldoende op de hoogte van de regels en procedures om hun taak naar behoren uit te kunnen voeren
  • De verantwoordelijkheden van de projectleider zijn in balans met de bevoegdheden die deze heeft om het project uit te voeren en het resultaat te bereiken

De vragen waarop is geantwoord met "helemaal oneens" of "enigszins oneens" zullen nader moeten worden geanalyseerd. Dit zijn potentiële risicodragers voor het project.
De vragen waarop is geantwoord met "weet niet" zullen nader moeten worden onderzocht door het stellen van de vraag "Had ik het moeten weten?" Indien het antwoord op deze vraag "Ja" is, wijst dit op een potentieel risico voor het project en zal nadere analyse moeten volgen.

4. Betreffende de omgeving van het project (de ROA en ORA)

De ROA (Resultaat Ontvangende Actor) zal er in vele gevallen maar één zijn, namelijk de opdrachtgever. Echter; niet alleen de opdrachtgever is van belang in deze analyse, ook de organisatie die met het projectresultaat gaat werken is van belang. Deze organisatie kan uit meerdere onderdelen bestaan, met elk hun eigen kenmerken. Voor zover dat zinvol wordt geacht, moet een onderscheid gemaakt worden tussen de verschillende ROA’s die bij het project een rol spelen. In uitzonderlijke gevallen is het mogelijk dat de ROA niet gelijk is aan de opdrachtgever.
De buitenwereld van het project (ook wel de ORA genoemd; de "Overige Relevante Actoren") bestaat uit een heel groot aantal actoren die mogelijk invloed hebben op het project. Voor het uitvoeren van de analyse is het van belang dat alleen die buitenwereld wordt beschouwd die mogelijk grote invloed heeft op het project (b.v. subcontractors, leveranciers, belangengroeperingen e.d.) Als vuistregel kan worden aangehouden dat in de meeste gevallen de bestudering van een aantal van 5 ORA’s voldoende zal zijn.

  • De lijnorganisatie (resultaatafnemer) is in staat om het projectresultaat te gebruiken
  • Er is voldoende aandacht voor de veranderingen die het projectresultaat met zich mee zal brengen voor de staande organisatie
  • Naar verwachting zullen de dagelijkse werkzaamheden van de staande organisatie de projectwerkzaamheden niet (of slechts beperkt) belemmeren
  • De eventuele contracten met leveranciers (subcontractors) zijn van voldoende kwaliteit, zodat deze de voortgang van het project niet in gevaar (kunnen) brengen
  • Het is voor de opdrachtgever ook duidelijk wat het project hem of haar niet zal opleveren
  • De opdrachtgever is bereid om zijn/haar verantwoordelijkheden te nemen om het project te laten slagen
  • De opdrachtgever is zich bewust van de kosten die de uitvoering van het project met zich meebrengt
  • De opdrachtgever is zich bewust van de baten die het project met zich meebrengt
  • De opdrachtgever weet wat de terugverdientijd van de projectkosten is
  • De staande organisatie heeft voldoende ervaring met het uitvoeren van projecten van deze omvang
  • De betrokkenen op het project hebben voldoende ervaring met projectmatig werken
  • Het project past binnen de bedrijfsdoelstellingen van de organisatie waarvoor het project wordt uitgevoerd
  • Er is voldoende steun voor het project op de hiërarchische niveaus boven het niveau van de opdrachtgever

De vragen waarop is geantwoord met "helemaal oneens" of "enigszins oneens" zullen nader moeten worden geanalyseerd. Dit zijn potentiële risicodragers voor het project. De vragen waarop is geantwoord met "weet niet" zullen nader moeten worden onderzocht door het stellen van de vraag "Had ik het moeten weten?" Indien het antwoord op deze vraag "Ja" is, wijst dit op een potentieel risico voor het project en zal nadere analyse moeten volgen.


Dit artikel downloaden