Business Continuity bij offshore ICT outsourcing

Inhoudsopgave

1. Hoe volwassen is offshore ICT-outsourcing?
2. Business Continuity bij outsourcing
3. Het borgen van de continuïteit bij outsourcing
4. Uw uitwijkcentrum in Oost Europa

1. Hoe volwassen is offshore ICT-outsourcing?

Offshore ICT outsourcing is inmiddels een onomkeerbaar proces geworden, waarvan ICT-dienstverleners en ICT-gebruikers in de komende jaren meer en meer gebruik zullen gaan maken om steeds beter de ICT-kosten te kunnen beheersen. En daarbij gaat het niet alleen om grote organisaties, ook kleinere organisaties kunnen ervan profiteren. (Zie ook Hoe groot moet je zijn voor offshore ICT outsourcing.)
Maar dit betekent nog niet dat deze vorm van ICT-dienstverlening intussen volwassen is geworden. Het opportunisme, dat met name voor grotere dienstverleners al meer dan tien jaar kenmerkend is, zien we ook hier weer terug. De ICT-bureaus als Cap Gemini, ATOS Origin en LogicaCMG hebben outsourcing tot belangrijk onderdeel van hun core-business uitgeroepen, om zo nog de nodige omzet te kunnen genereren in de veranderende markt. (Zie Voordelen ICT offshoring gaan vaak verloren door dure consultants.)
Helaas betekent dit wel dat de aandacht meer komt te liggen op de gedachte dat je moet outsourcen in plaats van op hoe je dit op een volwassen en bedrijfsmatige manier kunt doen.
Ook in de vakpers zien we uitgebreide analyses van exotische oorden als India, China en Zuid Afrika en van waarom je welk bedrijfsproces naar welk land zou moeten willen uitbesteden. Hierbij wordt echter een heel belangrijk issue over het hoofd gezien, namelijk de Business Continuity.

2. Business Continuity bij outsourcing

Zeker na de calamiteiten in de afgelopen vijf jaar is Business Continuity voor ieder zichzelf respecterend bedrijf een issue geworden, dat nadrukkelijk de aandacht heeft. Voor beursgenoteerde bedrijven zijn hiervoor zelfs al beursregels vastgesteld en ook de Code Tabaksblat schrijft voor dat er een business continuity plan moet zijn als onderdeel van goed ondernemingsbestuur. Vervolgens is er echter een soort schizofrenie onstaan; in veel gevallen reikt de blik niet verder dan de muren van de eigen organisatie.
Veelal schijnt men te denken dat, als bepaalde bedrijfsprocessen of diensten uitbesteed worden, het de verantwoordelijkheid is van de leverancier om de business continuity te garanderen. In de contracten en service level agreements wordt hier doorgaans weinig over opgenomen; natuurlijk is het ook onmogelijk dat uw leveranciers uw business continuity garanderen.
Als zo'n leverancier om wat voor reden dan ook niet meer kan leveren, dan heeft u misschien wel de mogelijkheid om hoge claims in te dienen, maar het is uw bedrijfsproces wat stil ligt en u heeft doorgaans niet de capaciteit om dat à la minute zelf weer over te nemen. Dus ondanks het feit dat u zich hiervoor niet verantwoordelijk voelt, bent u juist wel aansprakelijk voor dergelijke calamiteiten tegenover onder andere de aandeelhouders en andere stakeholders.

Zeker als het gaat om ICT offshoring en business process outsourcing zijn deze risico's niet denkbeeldig. De ICT is voor veel bedrijven een cruciaal onderdeel van de bedrijfsvoering en als de ICT stagneert, ligt in veel gevallen een groot deel van het bedrijf plat, met alle gevolgen van dien. Het risico hierop neemt alleen maar toe als u gaat outsourcen naar tropische oorden, waar op zijn minst de politieke stabiliteit dubieus is en waar regeringen nog de mogelijkheden hebben om diep in te grijpen in het bedrijfsleven. Ook de kans op aanslagen is vaak in deze regio's veel groter, evenals de kans op natuurrampen. Kortom, bedrijven die gebruik maken van uitsourcen moeten beseffen dat ze misschien dan wel een deel van hun verantwoordelijkheid voor bedrijfscontinuïteit kunnen uitbesteden, maar dat ze nog steeds wel zelf aansprakelijk zijn voor de continuïteit van de organisatie.

3. Het borgen van de continuïteit bij outsourcing

In feite zijn de principes van bedrijfscontinuïteit simpel. Eerste stap is natuurlijk dat wordt bepaald hoe lang een bedrijfsproces gemist kan worden. De volgende stap is, bepalen hoe snel dit bedrijfsproces bij calamiteiten vanuit het niet weer op de rails gekregen kan worden. Als dit minder tijd vergt dan de tijd dat het bedrijfsproces gemist kan worden, hoeft vooraf buiten het business continuity plan niets geregeld te worden, want als de calamiteit niet plaatsvindt, dan is dat weggegooid geld.

Als echter niet alleen gekozen wordt voor outsourcing van de ontwikkeling van ICT-systemen maar ook voor outsourcing van onderhoud en beheer, dan zal in veel gevallen blijken dat dit proces veel tijdkritischer wordt en dat er maatregelen getroffen moeten worden om bij calamiteiten het bedrijfsproces weer snel 'up and running' te krijgen. De klassieke oplossing van een uitwijkcentrum ligt dan voor de hand, met alleen één heel groot verschil. Een uitwijkcentrum voor uw computersysteem is er; naast de aanlevering van actuele back-ups behoeft het in het algemeen weinig aandacht en staat niets te doen. Pas bij een calamiteit komt dit uitwijkcentrum in vol bedrijf en wordt uw ICT-omgeving met uw eigen mensen weer opgebouwd.
In het geval van offshoring ligt dit vaak wat complexer. Zeker gezien de grootschaligheid en de aard van mogelijke risico's schiet het niet op als u een uitwijkcentrum op minimaal vijf kilometer afstand heeft. Het risico dat dit uitwijkcentrum door dezelfde calamiteit wordt getroffen is dan veel te groot en ook loopt u het risico dat het personeel, wat nodig is om het geheel weer op te brengen, dan niet beschikbaar blijkt te zijn.
En nieuw personeel in een dergelijke situatie inzetten om het uitwijkcentrum weer bedrijfsklaar te maken schiet ook niet op, want bij offshoring gaat het niet alleen om infrastructuur, maar meestal om een totaal bedrijfsproces, waarvoor ingewerkte medewerkers beschikbaar moeten zijn om het te kunnen continueren.

4. Uw uitwijkcentrum in Oost Europa

De oplossing voor dergelijke continuïteitsproblemen kunnen vaak het best gezocht worden in Oost Europa. Ook dit zijn lage lonen landen, maar deze hebben het voordeel dat het cultuur- en tijdsverschil veel kleiner is, zodat het meestal gemakkelijker is om het uitbestede bedrijfsproces weer op te starten.
Natuurlijk zult u ervoor moeten zorgen dat ook in dit uitwijkcentrum bepaalde werkzaamheden gedaan worden, zodat er daar voldoende medewerkers aanwezig zijn om het bedrijfsproces op de nieuwe locatie weer op te starten. Tevens zullen er goede afspraken gemaakt moeten worden over het uitwisselen van back-ups tussen uw primaire offshore ICT centre en het uitwijkcentrum, maar dat behoort in feite tot de standaardprocedures bij ieder uitwijkplan.

NetRom is een offshore ICT bedrijf in Roemenie, dat bereid is invulling te geven aan dergelijke diensten. Via haar Nederlandse zusterorganisatie DutchRom kunt u verder de mogelijkheden onderzoeken, zodat er geen taalbarrières zijn en eventuele contracten onder het Nederlands recht vallen. Meer informatie over DutchRom en NetRom kunt u vinden in het artikel Offshore ICT Outsourcing levert aanzienlijke kostenbesparingen op.

Wilt u vrijblijvend contact om de mogelijkheden te onderzoeken, dan kunt u dit kenbaar maken via het aanvraagformulier.

In de rubriek
 ' ICT nearshoring ' 
vindt u meer artikelen over dit onderwerp.