ICT kosten: een uitermate serieuze zaak !

Inhoudsopgave

  1. Inleiding
  2. Sturing op ICT kosten een verantwoordelijkheid van de business?
  3. Inzicht in kosten is een continu proces

1. Inleiding

Bij de jaarlijkse budgetronde krijgt de ICT manager steeds de vraag:

"Ik wil volgende jaar informatiesysteem "X" aanschaffen. Reken even uit wat de kosten zijn van aanschaf, inrichting, implementatie en exploitatie."

Tja, en wat dan? In dit artikel geven wij u handvatten om inzicht te krijgen in de werkelijke kosten van ICT omgevingen. Dat doen we op een gestructureerde manier, waar het TCO model aan ten grondslag ligt. De procesmatige aanpak (welke activiteiten dienen er te worden uitgevoerd) is specifiek geschikt gemaakt voor MKB / MKB+organisaties.

2. Sturing op ICT kosten een verantwoordelijkheid van de business?

Het komt vaak voor dat een businessunit manager van zijn/haar ICT afdeling een onbevredigend antwoord krijgt wanneer gevraagd wordt naar de financiële consequenties van zijn wensen (bijvoorbeeld een nieuw informatiesysteem). Op zijn best krijgt hij een globale inschatting van de kosten, en zeker niet van de meetbare opbrengsten.
Wanneer de uitgangspunten voor een berekening niet kloppen, wordt een automatiseringsproject op voorhand al een hachelijk avontuur. Het risico van een financieel debacle is levensgroot. Gevolgen? Het kost meer, het duurt langer. Dat in ieder geval!
Logisch dat een manager gaat zweten: in plaats van de verwachte positieve bijdrage van het nieuwe systeem heeft hij er een duur en lastig zorgenkind bij.

Het is een taak van de ICT manager om kosten inzichtelijk en op een begrijpelijke manier te presenteren. Op basis hiervan plus een inhoudelijke advies kan de manager tot verantwoorde beslissingen komen. Zo bewijst de ICT manager zijn toegevoegde waarde voor de organisatie en komt evenwichtige samenwerking tot stand. Dit moet ertoe leiden dat ICT ook economisch aantoonbaar toegevoegde waarde voor de onderneming levert.

3. Inzicht in kosten is een continu proces

De beheersing van kosten is voor iedere organisatie van belang en wordt steeds belangrijker. Voor veel ICT afdelingen blijkt het lastig om een goed inzicht te krijgen in de werkelijke kosten, inzicht op basis waarvan een realistische sturing op kosten mogelijk wordt. Dit gebrek aan inzicht leidt er dikwijls toe dat de investeringsbereidheid bij directies afneemt (wie tekent nu graag een "blanco cheque" ?). Hetzelfde geldt voor het imago van de ICT afdeling, deze komt door budgetoverschrijdingen en de vraagtekens bij de toegevoegde waarde van ICT investeringen, steeds meer onder druk te staan. Het directe gevolg is dat het steeds moeilijker wordt om budget los te krijgen. Er ontstaat een vicieuze cirkel.

Hoe lastig ook, de kritische vragen vanuit de business zijn natuurlijk terecht.
Veel managementvraagstukken kunnen nu eenmaal alleen beantwoord worden op basis van een solide onderbouwing. Die onderbouwing berust op inzicht. Inzicht in de totale kosten (aanschaf, implementatie, beheer, afschrijving etc.). Inzicht is per definitie voortschrijdend inzicht. Van de ICT manager wordt verwacht dat hij niet slechts 1 keer per jaar cijfers ophoest, maar dat hij op ieder moment weet wat de werkelijke kosten van IT voor het bedrijf zijn. Met andere woorden: inzicht in kosten is een continu proces.

Een proces veronderstelt de uitvoering van een aantal activiteiten volgens een bepaalde volgorde die consequent worden volgehouden. Daarom is het "in het wilde weg" maken van een berekening op het moment dat de vraag gesteld wordt meestal niet de juiste weg.
Inzicht in kosten kan slechts verkregen worden door constant aandacht te geven aan de financiële aspecten van automatiseringsactiviteiten en investeringen. Concreet betekent dit dat ICT organisaties er verstandig aan doen hun TCO werkzaamheden te beschouwen als een proces. Door TCO werkzaamheden cyclisch uit te voeren ontstaat dynamisch inzicht in de IT kosten van een onderneming.
Door het proces in te richten en te borgen in de organisatie, zorgt u er voor dat:

  1. u op ieder moment kunt vaststellen hoe uw ICT investeringen er voor staan;
  2. u ieder jaar weer uw budgetten sneller en beter kunt opstellen;
  3. u ieder jaar weer uitstekend kunt toelichten waarom bepaalde investeringen gedaan moeten en kunnen worden.

Meer informatie over het inzichtelijk maken van uw ICT-kosten of het in kaart brengen van ICT-opbrengsten vindt u in het artikel ICT-Kosten besparen op basis van kostenanalyse met het TCO-ROI model.


Dit artikel downloaden


In de rubriek
 ' Total Cost of Ownership
vindt u meer artikelen over dit onderwerp.