ICT-Kosten besparen op basis van kostenanalyse met het TCO/ROI model

Inhoudsopgave

  1. Inleiding
  2. De basis leggen voor kostenbesparing
  3. Voortbouwen op de gelegde basis

1. Inleiding

Het algemeen management van bedrijven, instellingen en overheden legt momenteel veel nadruk op kostenbesparing. Vooral de ICT-organisatie krijgt het daarbij zwaar te verduren. Het realiseren van (veelal opgelegde) besparingen blijkt in de praktijk bepaald geen eenvoudige opgave te zijn.
Veel problemen rond de aansturing van ICT, en uiteindelijk dus rond de bijbehorende kosten en opbrengsten, komen voort uit de centrale vraag wie er nu eigenlijk verantwoordelijk is voor ICT. Wanneer dit niet helder is, ontstaat de situatie dat ICT een eigen leven gaat leiden en dat kosten en opbrengsten niet meer aansluiten op de wensen vanuit de business. 
De oorzaak dat veel organisaties er op het gebied van de ICT niet in slagen op korte termijn besparingen te realiseren, is het feit dat één of meerdere van de onderstaande zaken van toepassing zijn:

  • De vertaling van strategische doelen naar een visie op informatiearchitectuur ontbreekt;
  • Lijnmanagers voelen zich niet betrokken om ‘grip’ op de vraagzijde van ICT te krijgen;
  • Inkoop expertise bij de aanschaf van ICT-middelen wordt niet (optimaal) benut;
  • Er bestaat een niet gereguleerde projectenstroom en dito vraag naar ICT-middelen;
  • Er wordt niet aangegeven welke winst er met ICT behaald moet worden (ROI);
  • Er is geen inzicht in de ICT-infrastructuur of grip op ICT-kosten (TCO);
  • Vroegtijdig uitgeputte ICT-budgetten (Cost management onvoldoende ingericht).

2. De basis leggen voor kostenbesparing

2.1  Kosten inzichtelijk maken

  • Om kostenbesparingen daadwerkelijk te kunnen realiseren, zullen eerst de bestaande kosten van ICT inzichtelijk moeten worden gemaakt. In het artikel ICT kosten een uitermate serieuze zaak vindt u een aantal handvatten om inzicht te krijgen in de werkelijke kosten van ICT omgevingen.
    Gebieden die voor onderzoek in aanmerking kunnen komen zijn bijv.:

    • Wat wordt er nu uitgegeven aan generieke functionaliteit (werkplek, servers, gemeenschappelijke voorzieningen, beheer, support en onderhoud);
    • Wat wordt er uitgegeven aan ERP (gemeenschappelijke voorzieningen, onderhoud, support en beheer);
    • Wat wordt er per bedrijfsproces uitgegeven aan applicaties (ontwikkeling en beheer).

2.2 Benchmarking

De volgende stap bij de kostenanalyse is het bekijken of bestaande kosten overeenstemmen met wat in ‘de branche’ of  als algemeen aanvaarde norm gebruikelijk en aanvaardbaar is. Instrumenten om de bestaande kosten aan te  toetsen zijn:

  • Een prijs per geautomatiseerde werkplek per maand voor generieke voorzieningen;
  • Alternatieven voor ERP voorzieningen;
  • Primaire bedrijfsapplicaties kun je uitdrukken in bijv. functiepunten en die weer afzetten tegen nieuwbouw en de daarbij behorende beheer- en exploitatiekosten

2.3 Vastleggen

Het resultaat van de kostenanalyse wordt vastgelegd in een professionele software tool. Daarnaast worden op basis van de uitkomsten, oplossingsrichtingen aangedragen voor korte termijn besparingen

Het analyse resultaat: de uiteindelijke basis voor kostenbesparing

Na het uitvoeren van een kostenanalyse heeft een ICT organisatie het volgende resultaat gerealiseerd:

  • Inzicht in de bestaande kosten van ICT;
  • Een dynamisch en up-to-date TCO model

3. Voortbouwen op de gelegde basis

Met de door de analyse gelegde basis kan op 2 manieren gewerkt worden aan besparing op ICT kosten nl.

  • door nadrukkelijk op basis van de analyse en de daarbij aangegeven oplossingsrichtingen besparingen te realiseren voor de bestaande situatie (TCO)
  • door beoordeling van kosten en opbrengsten van nieuwe ontwikkelingen en investeringen (ROI) voorkomen van achteraf minder gewenste uitgaven

3.1  Besparingen in de huidige situatie

In een vervolgtraject wordt op basis van kostendrijvers een keuze gemaakt welke verandering(en) een organisatie wenst te initiëren, om kostenbesparingen te realiseren. In het proces om te komen tot kostenbesparingen is het van belang de impact van kostendrijvers op de ICT-omgeving te reduceren. Voorbeelden van kostendrijvers binnen de ICT zijn:

  • Gebrek aan standaardisatie;
  • Verspreiding over locaties;
  • Te gedifferentieerde informatievoorziening
  • Gebrek aan besturingsmechanismen:
    • Verantwoordelijkheid: wie in de 
    • organisatie kan op welke kosten van
    • ICT worden aangesproken;
    • Inkoopbeleid;
    • ICT-beleid;
    • Vraagzijde beheersing: welke spelregels zijn van toepassing op het moment dat de behoefte aan een ICT- toepassing ontstaat;
    • Cost-management onvoldoende ingericht.

3.2 Opbrengsten toets (ROI)

Naast inzicht in kosten, is het toetsen van primaire bedrijfssystemen of de beoordeling van investeringsvoorstellen aan opbrengsten een veel voorkomend vraagstuk. De oplossing van dit type vraagstukken vergt een meer maatwerk gerichte aanpak.
Op basis van kosten en baten wordt een informatiesysteem, project of investeringsvoorstel beoordeeld op zijn financieel toegevoegde waarde voor de organisatie. De kostenzijde wordt met behulp van TCO-model uitgewerkt, terwijl de batenzijde middels professionele ROI-analyse software wordt vastgesteld.

In het artikel Hoe bereik ik een substantiële verlaging van de werkplekkosten vindt u een voorbeeld van een aanpak voor een organisatie die de kostentechnische zaken rondom een Windows migratie professioneel laat begeleiden.


Dit artikel downloaden


In de rubriek
 ' Total Cost of Ownership
vindt u meer artikelen over dit onderwerp.