Dienstbeschrijving Kostenbesparing ICT beheer

Inhoudsopgave

  1. Inleiding
  2. Kosten en waarde ICT beheer
  3. Beheerplan
  4. Realistische kostenbesparing
  5. No cure no pay

1. Inleiding

Informatie en ICT hebben een grote impact op de moderne bedrijfsvoering. Daar is iedereen het over eens. Toch bekijkt het business management ICT nog al eens als een (facilitaire) kostenpost. Aan de andere kant heeft de ICT organisatie moeite om haar toegevoegde waarde aan te tonen aan het business management. Door ICT te bekijken vanuit het perspectief van de totale bedrijfsstrategie, ontstaat een ander beeld. Hierbij is het einddoel een aanvaardbaar kostenniveau en tevredenheid van de eindgebruiker. Dit maakt oplossingen mogelijk die de beheerkosten reduceren waarbij het serviceniveau (klanttevredenheid) verbetert.

Terugbrengen van de totale kosten van ICT beheer binnen een organisatie is geen doel op zich. Door alle beheerskosten in kaart te brengen en processen, mensen en technologie optimaal op elkaar af te stemmen, worden niet alleen de kosten lager, maar neemt de tevredenheid (serviceniveau) van de eindgebruiker toe. Die beheeractiviteiten van uw infrastructuur die teveel kennis en capaciteit en daardoor budget van uw organisatie vragen, kunt u aan een externe remote beheerspecialist over te laten. Hierdoor kunt u wel de continuïteit bieden waarvoor u aangerekend wordt. Belangrijk hierbij te weten is hoe de beheerkosten structuur in elkaar zit, waar u besparingen kunt realiseren en toch het gewenste service niveau kunt handhaven. U mag van een remote beheerspecialist een oplossing verwachten die op de vraag van u en uw gebruikers inspeelt. U wilt namelijk geen SLA maar ICT service van een leverancier.

2. Kosten en waarde ICT beheer

Een groot deel van de kosten van automatisering heeft betrekking op systeembeheer. Vandaar dat geautomatiseerde en gestandaardiseerde beheeroplossingen de TCO flink kunnen drukken. Ook de inzichtelijkheid van de kostenstructuur maakt de voorspelbaarheid van de kosten rondom beheer een stuk groter. Bovendien vergroten deze oplossingen de motivatie bij ICT personeel én zijn er minder gauw problemen bij de eindgebruiker.

Het bepalen van de totale beheerkosten van ICT is al vrij complex en bedrijfsafhankelijk, het bepalen van de waarde van ICT is zo mogelijk nog moeilijker. Dit is niet iets wat u zomaar doet. Inzicht in hoe beheer beter en goedkoper kan, is iets wat u vanuit een helikopter wilt bekijken. Kunnen we spreken over een hoge toegevoegde waarde van ICT aan de organisatie wanneer goed ingeregeld beheer leidt tot probleemloos lopende bedrijfsprocessen? In veel organisaties is er sprake van een historisch gegroeide ICT-situatie, die het best omschreven kan worden als een lappendeken. Het oplossen van incidenten, het uitvoeren van operations en projecten, het loopt allemaal door elkaar heen.

Bij behoefte aan meer capaciteit of de implementatie van een nieuwe applicatie wordt er al gauw gedacht aan een extra server of extra opslag capaciteit. Zo'n versnipperde infrastructuur heeft een negatieve invloed op de beheerskosten, maar zeker ook op de werkbaarheid van de eindgebruiker. Door een duidelijk onderscheid te maken tussen operations, incidenten en projecten, is inzicht in de kostenstructuur veel duidelijker. Daarnaast kunnen de werkzaamheden efficiënter worden uitgevoerd en zal het resultaat van de werkzaamheden meer kwaliteit hebben. Inzicht in de kostenstructuur heeft dus niet alleen een kostenverlagend effect maar ook een waardeverhogend effect.

3. Beheerplan

Met een beheerplan wordt in kaart gebracht wat er moet worden beheerd, welke doelen daarbij zijn gesteld en hoe die meetbaar zijn, maar ook welk serviceniveau wordt geleverd en tegen welke kosten dat gebeurt. Vanuit de ICT strategie wordt een aantal beheerdoelen opgesteld waaraan meetbare resultaten worden gekoppeld. Hieronder vindt u een aantal voorbeelden van doelen voor uw ICT organisatie terug.

  • Werken met een beheersbare standaard omgeving.
    Dit is meetbaar door de diversiteit aan hardware, platforms en software in kaart te brengen.

  • Bouwen van herbruikbare standaard oplossingen.
    Dit is meetbaar door de mate waarin hergebruik plaats vindt.

  • Handhaven van hoge afnemerstevredenheid.
    Via enquêtes meetbaar.

  • Verminderen van zich herhalende problemen.
    Door deze inclusief oplossingen vast te leggen.

  • Effectiever gebruik van de helpdesk.
    Door getalsmatig vastleggen in welke mate deze wordt gebruikt.

  • Oplossingen in korte tijd realiseren.
    Meetbaar door tijden vast te leggen.

  • Oplossingen in één keer goed realiseren.
    Meetbaar door het aantal keren dat dit lukt vast te leggen.

Voor het bereiken van deze doelen moeten de interne processen worden gestroomlijnd. Dit zal uiteindelijk resulteren in lagere kosten en een hoger serviceniveau. Simpeler gezegd: hoe eenvoudiger de beheerprocessen, hoe minder 'troubleshooting', hoe meer tevreden de gebruikers. Een lager kostenniveau en hogere tevredenheid bij de gebruiker zijn dus vooral het resultaat van verbetering in de andere processen. En ook in business perspectief zijn deze twee aspecten belangrijk. Optimaliseren van interne beheerprocessen resulteert dus in een verbeterde bijdrage van de ICT organisatie aan de organisatie als geheel.

Voor een gedegen aanpak van uw ICT beheer moet er allereerst een inventarisatie van de ICT infrastructuur plaats vinden, en van de bijbehorende werkzaamheden van de beheerders. Hierin kan een externe beheerspecialist helpen. Hoe zorgt u er voor dat deze specialist u helpt om bepaalde beheertaken inzichtelijk te krijgen en eventueel over te nemen zonder dat de continuïteit en het gewenste service niveau verstoord wordt? Vertrouwen en duidelijkheid zijn hierin leidend. U wilt immers geen SLA maar ICT service. Het is daarom van belang dat de beheerspecialist waarmee u samenwerkt precies weet welke onderdelen van uw ICT omgeving uw belangrijkste bedrijfsprocessen ondersteunen. Dit verlangt partnership.

4. Realistische kostenbesparing

Het in kaart brengen van beheerkosten en het meetbaar maken van processen in de ICT organisatie, met behulp van een beheerplan zoals hierboven beschreven, is maar het begin. Er zijn natuurlijk meer oplossingen te verzinnen die kostenverlagend werken. Uiteindelijk gaat het ook om de oplossingen waarmee u de genoemde doelstellingen kunt realiseren. Welke oplossingen helpen u nu de beheerprocessen te stroomlijnen en de bijbehorende kosten te reduceren?

Veel organisaties die streven naar het verlagen van de beheerskosten streven tegelijkertijd naar oplossingen die ook de klanttevredenheid verhogen. Vooral door het vereenvoudigen van beheer door standaardisering, geautomatiseerde en remote beheeroplossingen wordt een aanzienlijke reductie gerealiseerd. Bovendien levert uw ICT organisatie op deze manier zichtbaar haar bijdrage aan de bedrijfsdoelstellingen waardoor de toegevoegde waarde van ICT gemakkelijker getoond kan worden aan het business management.

5. No cure no pay

Hoe zorgt u nu dat u gegarandeerd kosten bespaart op uw beheeromgeving door samen te werken met een remote beheerspecialist en tegelijkertijd het service niveau naar de gebruikers blijft continueren? Op basis van een samen te stellen beheerplan krijgt u in elk geval een realistisch beeld en een gegarandeerde kostenbesparing. Tijdens de implementatie van zo'n plan wilt u vervolgens wèl samenwerken met een leverancier die flexibel inspeelt op het voortschrijdende inzicht en de wijzigende behoeften die tijdens zo'n project ontstaan. Een aanpak met garantie van uw ICT beheerder is gewenst. Want waarom zou u niet samen met de leverancier een partnership aangaan waarbij 'no cure no pay' een uitgangspunt is. U wilt in 6 maanden duidelijkheid of remote beheer voor u een kostenbesparing en toegevoegde waarde oplevert of niet. Als dan na de implementatie van dit advies blijkt dat u niet 10% goedkoper uit bent, dan betaalt u niets voor dit advies en alleen voor de kosten van het geboden remote beheer. U betaalt alleen voor het gewenste resultaat!

In het artikel Aanpak ICT beheer met garantie kunt u lezen hoe voor uw situatie een maximale kostenbesparing op uw ICT beheer bereikt kan worden.


Dit artikel downloaden


In de rubriek
 ' Geen SLA maar ICT Service
vindt u meer artikelen over dit onderwerp.