Algemene voorwaarden: meer dan knippen en plakken!

Inhoudsopgave

  1. Inleiding
  2. Tekortkomingen
  3. Kwaliteit
  4. ICT~Office voorwaarden
  5. Scan algemene voorwaarden
  6. Optimalisatietraject

Inleiding

Recent onafhankelijk onderzoek heeft uitgewezen dat bij veel automatiseringsbedrijven de door hun gehanteerde algemene voorwaarden sterk verouderd zijn, dan wel omissies en/of doublures bevatten.
Dit geldt in sterke mate voor het MKB-ICT-bedrijf dat geen gebruik maakt van de vroegere Fenit-voorwaarden of de recente uitgegeven ICT~Office voorwaarden. Waarbij de kanttekening geplaatst dient te worden, dat ook grotere ICT-bedrijven zich hieraan schuldig maken.

Tekortkomingen

De oorzaak van de meest voorkomende tekortkomingen zijn dat veel voorwaarden worden opgesteld door leken (veelal medewerkers met een technische achtergrond), waarbij men zich bedient van de plak- en knipfaciliteiten die worden geboden door de tekstverwerker. De opsteller gaat op het internet op zoek naar een collega-bedrijf, dat haar algemene voorwaarden op de site heeft gepubliceerd. Waarna deze gedownload worden en vervolgens worden aangepast voor de producten en diensten die door het bedrijf van de opsteller worden geleverd.

Vaak wordt in onvoldoende gekeken in welke mate deze voorwaarden ook daadwerkelijk aansluiten bij de product- en dienstenportfolio van het bedrijf van de opsteller. Het grootste risico is derhalve dat de gekopieerde voorwaarden in het geheel niet of slechts deels aansluiten bij de voornoemde portfolio. Ook veranderen en ontstaan nieuwe vormen van dienstverlening, waardoor voorwaarden en dienstverlening uit de pas gaan lopen. Dit is de reden waarom ICT~Office recent nieuwe (januari 2009) voorwaarden heeft uitgebracht. De oude voorwaarden stamden uit juni 2003 en vertoonden discrepanties ten aanzien van de recente ontstane vormen van dienstverlening (ASP, SAAS, etc.).

Veelal worden voorwaarden aangepast met aanvullende tekstuele passages of er worden teksten verwijderd uit de voorwaarden, zonder dat men zich bewust is van de juridische consequenties. De leek realiseert zich vaak onvoldoende dat de begrippen in overeenkomsten en algemene voorwaarden over juridische lading beschikken. Hierdoor kan men bij verkeerd gebruik van deze begrippen behoorlijke missers begaan zonder dat men hier de reikwijdte van kan overzien.

Ook worden vaak tekstuele blunders begaan: zoals taal- en spellingfouten, kromme zinsbouw en verwijzingen naar juridische passages die in het geheel niet correct blijken te zijn. Verder worden ook nog wel eens verouderde voorwaarden aangetroffen, bijvoorbeeld de oude Fenit-voorwaarden (december 1994) zijn als basis genomen voor de opstelling van de eigen voorwaarden. Vervolgens wordt verzaakt om deze aan te passen aan de actuele situatie.

Uit het onderzoek is voorts gebleken dat de “zoek- en vervangfunctionaliteit”veelvuldig wordt toegepast, doch dat het echter vaak schort aan de mate van consequente toepassing. Een ander veel voorkomend gebrek is dat de zogenaamde kruisverwijzingen niet kloppen. Een kruisverwijzing is wanneer vanuit één lid uit een artikel verwezen wordt naar een ander lid. De oorzaak van dit probleem is gelegen in het feit dat er een of meer artikelen verwijderd dan wel toegevoegd worden aan de voorwaarden en de opsteller vergeet deze verwijzing aan te passen naar het juiste artikel. Door deze omissie kloppen de algemene voorwaarden in het geheel niet meer. Waardoor hetgeen partijen overeengekomen niet meer duidelijk is en dit dus een basis is voor disputen.

Het toevoegen of verwijderen van een artikel kan ook leiden tot artikelen met dubbele nummering, dan wel het optreden van gaten in de nummering.

Ook het verwijderen van artikelen die men ogenschijnlijk klakkeloos verwijderd kan verstrekkende gevolgen hebben. Bijvoorbeeld het artikel aansprakelijkheid verwijderen, leidt ertoe dat de bepalingen van het wetboek weer volledig van toepassing zijn. Het opnemen van de passage dat de leverancier nergens voor aansprakelijk is, zal door een rechter direct verworpen worden. Waarop zelfs de gehele algemene voorwaarden integraal kunnen worden verworpen. De inperking van de aansprakelijk wordt vaak te rigoureus doorgevoerd, waardoor het aansprakelijk bedrag te laag wordt en niet meer in verhouding staat tot het bedrag van opdracht. Hier volgt ook vaak weer een verwerping van het artikel door de rechter.

Kwaliteit

Het doornemen van de algemene voorwaarden van een leverancier leert veel over het kwaliteitsniveau van een organisatie. Indien de voorwaarden onvolkomenheden en omissies bevatten, dan kan in veel gevallen deze lijn ook doorgetrokken worden naar de kwaliteit van leveringen en dienstverlening. Uit onderzoek blijkt dat veel algemene voorwaarden ICT nimmer bekritiseerd worden (percentage beneden 10%), daar in de sector MKB deze voorwaarden nagenoeg nimmer gelezen worden. Of worden gelezen door leken die over onvoldoende kennis beschikken.
Uit het bovenstaande blijkt dus eens te meer, dat er nog veel werk valt te verrichten om tot goede algemene voorwaarden te komen.

ICT~Office voorwaarden

De recent herziene ICT~Office voorwaarden zijn aangepast voor nieuwe vormen van dienstverlening. De voorwaarden bestaan uit een algemeen deel en een 16-tal modules. Afhankelijk van de portfolio van producten en diensten zijn de specifieke modules van toepassing. Dit impliceert dat bij een veelheid van diensten er ook een fors aantal modules van toepassing zijn. Kortom er ontstaat dan een omvangrijk boekwerk algemene voorwaarden, hetgeen je als leverancier beslist niet wil voorleggen aan je toekomstige en huidige cliënten.

Scan algemene voorwaarden

Door ICT Consultancy Nederland kunnen uw algemene voorwaarden gescand worden op de bovenstaande onvolkomenheden en omissies. Het betreft een globale scan waarbij slechts één uur besteed wordt aan het doornemen van de algemene voorwaarden, waarna de aanbieder wordt geïnformeerd op hoofdlijnen over de bevindingen. Deze scan biedt dus nimmer een limitatieve opsomming van de geconstateerde onvolkomenheden en omissies. Ook zullen er op detailniveau geen verbeterpunten worden verstrekt. Aan deze scan zijn geen kosten verbonden.
Indien u hiervoor belangstelling heeft, dan kunt u dat middels het  Aanvraagformulier  kenbaar maken.

Optimalisatietraject

Na de scan kan een optimalisatietraject worden ingegaan, waarbij concreet de voorwaarden zo wel technisch als juridisch geoptimaliseerd zullen worden. Zodat een in de praktijk toe te passen voorwaarden ontstaan, die afgestemd zijn op het product-, dienst- en kwaliteitsniveau dat door aanbieder gewenst wordt. Indien een scan heeft plaatsgevonden, dan zullen de resultaten uit de scan als basis dienen voor een nader op te stellen opdrachtbeschrijving.


Dit artikel downloaden


In de rubriek
 ' Service Level Agreement ' 
vindt u meer artikelen over dit onderwerp.