Projectmatig werken ICT

Is uw matrixorganisatie een ongeleid projectiel

Een ICT beheer organisatie heeft te maken met een mix van routinematig, improviserend en projectmatig werken. Routinematig of taakgestuurd werken maakt gebruik van standaardprocedures en wordt toegepast wanneer men een resultaat herhaaldelijk wil bereiken onder gelijkblijvende omstandigheden en met gelijkblijvende middelen. Dit artikel gaat in op de verschillende manieren van werken en waarom het belangrijk is om rekening te houden met routinewerk als het gaat om het inzetten van dezelfde mensen.

Zin en onzin van projectmatig werken

Projectmatig werken wordt gezien als de oplossing voor een breed scala aan problemen. Als het management projectmatig werken daadwerkelijk ervaart als een belangrijke competentie om op toekomstige veranderingen in te spelen, kan het in een organisatie gedragen gaan worden. Projectmatig werken blijft echter een manier om een cultuur te ondersteunen en is geen middel om de cultuur in een organisatie te veranderen.

Zet het mes in uw projectorganisatie en laat het mes aan twee kanten snijden!

Veel managers hebben de ambitie om hun onderneming om te vormen tot een klantgerichte, snel veranderende, efficiënte en bruisende organisatie. Deze ambitie is de drijfveer om succesvol te zijn en te blijven in een steeds sneller veranderende markt. Helaas constateren velen dan nogal wat tekortkomingen binnen hun organisatie m.b.t. de competentie om te veranderen. Dit artikel is bestemd voor managers die via gerichte ingrepen in hun organisatie niet alleen kwantitatief het verandervermogen willen vergroten, maar ook in kwalitatieve zin het fundament om snel en slagvaardig veranderingen te implementeren, willen versterken. Door de juiste ingrepen in uw projectorganisatie zal het mes aan twee kanten voor u snijden.

Architectuur Competence Community

In dit artikel wordt een architectuurmodel beschreven van een oplossing, ontwikkeld om bedrijven en ICT afdelingen te ondersteunen, die een veelheid van services moeten verlenen op basis van verzoeken van klanten, partners, medewerkers, stakeholders en andere betrokkenen.

Project risicoanalyse

Projectmatig werken brengt risico’s met zich mee. Dat heeft te maken met de aard van het werk, en het feit dat een project midden in een omgeving staat en daardoor sterk wordt beïnvloed. De risico’s kunnen tot gevolg hebben dat een projectresultaat in het geheel niet wordt bereikt, veel te laat, of tegen veel hogere kosten dan vooraf werd verwacht. Door middel van een vragenlijst, met daarin een aantal vragen die betrekking hebben op het project, de directe omgeving van het project en de buitenwereld, wordt een overzicht verkregen van de bestaande risico’s op een bepaald project. De verzamelde informatie dient als basis voor een uit te voeren oorzaak en gevolganalyse en het ontwerp van beheersingsmaatregelen.

Aanpak verbeteren projectenrendement

Middels een pragmatische benadering wordt aan de hand van een volwassenheidsmodel objectief bepaald waar u staat. Gegeven uw doelstellingen wordt de gewenste situatie bepaald en vervolgens de bijhorende verbeterinitiatieven. Om u in staat te stellen vooraf en achteraf een goede beoordeling te maken van het nut om te verbeteren, stellen we een initiële business case op.

Vraag en aanbod van resources matchen

Het matchen van vraag en aanbod kan heel simpel: er is een aanvraag voor een bepaalde vaardigheid gedurende een bepaalde periode. Er wordt gezocht naar iemand met deze specifieke vaardigheid die beschikbaar is en die wordt toegewezen. Klaar. In andere gevallen is de toewijzing weer complexer. Afhankelijk van de mogelijkheden die de organisatie heeft om het juiste aanbod bij de vraag te vinden, zal de verhouding kosten/opbrengsten/kwaliteit in het voordeel dan wel nadeel van de organisatie uitvallen. In dit artikel een aantal belangrijke aspecten die met efficiënte en optimale toewijzing (matching van vraag en aanbod) te maken hebben.

Zuinig omgaan met schaarse resources

In een matrixorganisatie is er vaak gebrek aan inzicht in de relatie tussen het aangeboden werk en de beschikbare mensen. Hierdoor is het management vaak niet in staat om beslissingen te nemen op grond van cijfers. In bijgaand artikel wordt deze problematiek beschreven en wordt ingegaan op een mogelijke oplossing.

Bedrijfssoftware voor zakelijke dienstverleners, zorg en overheid voor projectmatig werken

Werkprocessen benodigd om te komen tot de “productie” van een dienst zijn lastig te standaardiseren en daardoor niet eenvoudig te automatiseren. Er zijn veel uitzonderingen. Sterker nog: “uitzonderingen zijn eerder de regel”. Toch geeft de huidige stand van de informatietechnologie mogelijkheden om enerzijds tijd en kosten te besparen en anderzijds de dienstverlening kwalitatief te verbeteren en uit te breiden waardoor er nieuwe kansen ontstaan. In dit artikel worden zaken als flexibiliteit, integratie, digitaal dossier, kostenbeheersing, elektronische dienstverlening, interactie met o.a. opdrachtgevers, thuiswerken, mobiele communicatie en applicatie integratie nader belicht.

Vraaggestuurde dienstverlening: Het ICT Beheerloket

In dit artikel wordt de vraaggestuurde ICT service organisatie uitgewerkt, aan de hand van het concept van de ‘Competence Community’. De pijlers waarop de architectuur van de Competence Community is gebaseerd, worden beschreven en u wordt de mogelijkheid geboden om beschrijvingen van de modules te downloaden.

De klant dwingt dienstverleners van projecten naar productie

Luisteren naar de klant is bijna een axioma geworden bij dienstverleners en klanten. De praktijk leert dat klanten hierdoor vaak de dienstverleners krijgen, die ze verdienen en niet de dienstverleners die ze nodig hebben. Het lot van de dienstverleners van nu ligt in de handen van de klant. Die moet garanties eisen van de leveranciers en dan tellen niet reputaties maar prestaties.

Standaard Plan van Aanpak

Een standaard plan van aanpak voor projecten, primair gericht op het ontwikkelen van informatiesystemen. Op een beknopt aantal pagina's worden de "highlights" uit het Plan van Aanpak weergegeven. Bovendien zijn die aangevuld met de geldigheidscondities van Plan van Aanpak, Projectopdracht, Projectinrichting en voorwaarden, Plannen en Kwaliteitsborging.

Risico inventarisatie bij de Project Start Up

Projectmanagement is altijd risicomanagement geweest. Projecten zijn van aard risicovol, omdat ze altijd elementen bevatten die nooit eerder in die vorm zijn uitgevoerd. Verder zijn ze gericht op veranderingen, bijvoorbeeld van de inrichting van een organisatie of het gedrag van medewerkers in de organisatie. Het is daarom van belang om zo snel mogelijk te beginnen met het in kaart brengen van risico’s van een project. Bij voorkeur al bij de start van een project (oftewel tijdens de PSU, de Project Start Up).