Wie wint? De belangrijkste factoren voor het succesvol delen van uw Bedrijfsinfo!

Inhoudsopgave

1. Wie wint? De belangrijkste factoren voor het succesvol delen van uw Bedrijfsinfo!
2. Externe ontwikkelingen
3. Interne ontwikkelingen
4. Nadere analyse
5. De factor mens
6. De resultaten

1. Wie wint? De belangrijkste factoren voor het succesvol delen van uw Bedrijfsinfo!

Uw onderneming kan concurrentievoordeel behalen door uw relaties (klanten, opdrachtgevers, leveranciers, partners etc.) aan te sluiten op uw automatiseringssysteem. Waar het in feite om draait, is om te komen tot een efficiëntere bedrijfsvoering door het ontsluiten van uw bedrijfsinformatie aan zowel interne als externe belanghebbenden. Lees verder welke factoren hierbij van belang zijn.

Er bestaat een grote druk op ondernemingen om kwalitatief betere, transparantere informatie te leveren binnen een steeds kortere tijdsperiode. Deze vraag naar min of meer permanente up-to-date bedrijfsinformatie wordt gedreven door een aantal externe en interne ontwikkelingen.

Zo kunnen ondernemingen met het systeem van thuiswerken steeds beter inspelen op de arbeidsmarkt die steeds meer op flexibiliteit berust. Bij het thuiswerken zijn er zowel voordelen voor de onderneming als de “thuiswerker”. De onderneming profiteert van extra gemotiveerde medewerkers en voor de medewerkers draagt thuiswerken bij aan minder reistijd, een beter familieleven en het is goed voor de mentale en fysieke gezondheid.
Uw salesmedewerker profiteert van de beschikbaarheid van bedrijfsinfo buiten de muren van uw onderneming wanneer hij bij de klant bijvoorbeeld de beschikbaarheid van producten kan checken voordat hij iets toezegt aan de klant.
In geval uw medewerkers werkzaam zijn in externe projecten kunnen zij middels een intranet altijd en overal over de benodigde informatie beschikken om hun activiteiten optimaal uit te voeren. Tevens kunnen zij informatie over hun werkzaamheden, bijvoorbeeld de urenregistratie, direct ingeven, zodat u een compleet en up-to-date beeld heeft van de uitgevoerde projecten.
De samenwerking met uw klanten kunt u een nieuwe dimensie geven door hen on-line opdrachten in te laten voeren en hen daarnaast de status van de opdracht te laten volgen.

Dit zijn allemaal voorbeelden van beschikbaarheid van informatie buiten de muren van uw organisatie waarbij geldt dat het delen van bedrijfsinformatie uw slagkracht in een competitieve omgeving verhoogd.

2. Externe ontwikkelingen

De eisen die door de externe omgeving zoals aandeelhouders, klanten, leveranciers en overige belanghebbenden aan de door uw onderneming verstrekte informatie wordt gesteld nemen toe. Of dit nu jaarlijkse, kwartaal of maandelijkse informatie betreft, actuele, betrouwbare en adequate informatie dient binnen korte tijd na het verstrijken van de betreffende periode beschikbaar te zijn. Daarbij geldt dat als uw onderneming consistent en snel de juiste informatie ter beschikking heeft dit een signaal afgeeft aan de buitenwereld. Een dergelijke snelle informatievoorziening straalt vertrouwen uit naar de buitenwereld, het geeft de boodschap dat uw onderneming haar zaken goed op orde heeft en vertrouwen kan stellen in de onderliggende bedrijfsprocessen.

3. Interne ontwikkelingen

In de huidige dynamische en competitieve omgeving is uw onderneming slechts dan in staat om haar doelstellingen te realiseren als zij over actuele, betrouwbare en adequate bedrijfsinformatie beschikt. Daarnaast kan deze adequate beslissingsondersteunende informatie uitgroeien tot een strategisch concurrentievoordeel indien uw onderneming hierdoor in staat is sneller te reageren en anticiperen op actuele ontwikkelingen.
 Bovendien ontstaat er ten tijde van een neergaande economie en de daarmee gepaard gaande roep om kostenreducties een extra druk om de tijd en inspanning te reduceren die door uw organisatie besteed wordt aan het verwerken van de beslissingsondersteunende informatie. Een herbezinning op de rol van uw ondersteunende afdelingen wordt dan noodzakelijk met daarnaast een focus op het realiseren van toegevoegde waarde. Daarbij is een verandering in de aard van de werkzaamheden, de vereiste bekwaamheden van de medewerkers en de wijze waarop systemen ondersteuning moeten bieden bij het genereren van managementinformatie onvermijdelijk.
Hierbij geldt dat met name kennisintensieve organisaties “slank” kunnen blijven wanneer de informatie direct vastgelegd wordt bij de bron. Zodat dure stafmedewerkers (overhead) zoveel mogelijk beperkt kunnen blijven.
Daar waar tot voor kort nog het merendeel van de tijd werd besteed aan de dagelijkse verwerking van transacties en het opstellen van standaard rapportages zal meer en meer de nadruk komen te liggen op beslissingsondersteuning alsmede controlerende en analyserende werkzaamheden. Hierbij is het de uitdaging om optimaal gebruik te maken van “internet”, waarbij de vraag naar kwalitatief hoogwaardige informatie toeneemt doordat de traditionele grenzen met uw leveranciers en klanten verdwijnen. Een gedeelte van de traditionele processen zal dan ook verdwijnen, in een groot aantal gevallen resulterend in een reductie van het aantal medewerkers van de ondersteunende afdelingen binnen uw onderneming.

4. Nadere analyse

Gegeven de hiervoor genoemde ontwikkelingen dient zich vervolgens de vraag aan wat nu de gevolgen zijn voor uw onderneming en wat uw onderneming kan doen om zo optimaal mogelijk in te spelen op bovenstaande ontwikkelingen.
Het belangrijkste uitgangspunt zal daarbij altijd zijn dat er een juiste balans dient te worden gevonden tussen de vereiste kwaliteit van informatie en de snelheid waarmee deze informatie ter beschikking dient te staan.
Om deze vraag te beantwoorden moeten we eerst een nadere analyse maken van de elementen die bij een snelle en betrouwbare informatieverstrekking een rol spelen.

5. De factor mens

Naast de organisatiestructuur is de menselijke factor belangrijk bij het aanpassen van uw organisatie aan de vereisten voor permanente managementinformatie. Immers uw organisatie wordt gevormd door de medewerkers en een verandering vindt niet vanzelf plaats, maar brengt de noodzaak tot een proces, middelen en commitment met zich mee.

Één van de belangrijkste factoren om de noodzakelijke veranderingen te kunnen realiseren is commitment van het management. Als de verandering namelijk onvoldoende ondersteuning van het management krijgt zal dit bij uw medewerkers de indruk kunnen wekken dat men gewoon op de bestaande wijze verder kan werken en daarmee zal het bewustzijn van de noodzaak tot aanpassingen verdwijnen. Tevens zal beoordeeld moeten worden wat de invloed is op de huidige rollen en verantwoordelijkheden en welke vaardigheden binnen de nieuwe situatie benodigd zijn binnen de ondersteunende afdelingen om de gewenste informatie tijdig te kunnen verschaffen. Mogelijkerwijs is het noodzakelijk desbetreffende medewerkers aanvullende opleidingen aan te bieden. In ieder geval zal men constructieve feedback moeten geven op het functioneren van desbetreffende medewerkers zodat reeds daaruit lering kan worden getrokken. Bovendien zal duidelijk moeten worden gemaakt dat de medewerkers van de betreffende afdelingen in de nieuwe situatie meer tijd kunnen besteden aan die activiteiten die ook daadwerkelijk waarde toevoegen zoals het analyseren van resultaten.

6. De resultaten

Wat levert het nu op om invulling te geven aan al deze ontwikkelingen. Immers u zou er voor kunnen kiezen om slechts mee te gaan met die ontwikkelingen die strikt noodzakelijk zijn om de in- en externe communicatie en informatievoorziening van uw organisatie tot stand te brengen. Wanneer u voor deze laatste strategie kiest zal uw onderneming zeker niet optimaal in staat zijn om gestroomlijnde processen te realiseren en daarmee potentieel tot kostenreducties onbenut laten. Daarnaast zou het management dan voor de taak staan om op basis van onvolledige of minder relevante en in een aantal gevallen niet tijdige informatie belangrijke beslissingen te nemen. Immers, snellere beschikbare informatie leidt tot adequatere beslissingen en het benutten van kansen tot optimalisatie van uw bedrijfsprocessen.
Ook het risico voor de onderneming als geheel zal afnemen aangezien het management niet langer steunt op periodieke rapportages maar op ieder gewenst moment (permanente) managementinformatie onder handbereik heeft. Door het vervallen van de noodzaak tot genereren van periodieke rapportages kunnen uw medewerkers met minder mensen hun focus verleggen naar processen met werkelijke toegevoegde waarde voor uw onderneming.
Daarnaast zullen bovengenoemde factoren tot een hogere waardering van uw onderneming kunnen leiden door een toegenomen vertrouwen van het managementteam, de medewerkers en zakenpartners.

Het is zeer duidelijk dat een veranderingsproces zoals hierboven beschreven met impact op processen, technologie en mensen veel vergt van de organisatie. Ook de doorlooptijd moet niet worden onderschat; uit ervaring blijkt dat rekening moet worden gehouden met een doorlooptijd van twee tot drie maanden om tot aansprekende resultaten te komen. Een investering echter die zichzelf snel zal terugbetalen.

In de rubriek
 ' Software dienstverleners ' 
vindt u meer artikelen over dit onderwerp.